Privacy verklaring van Greywoods

Privacy Statement Greywoods

Vanaf 25 mei 2018 is de Europese privacywet van kracht. We blijven zorgvuldig omgaan met de verwerking van persoonsgegevens en willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. We hebben ons privacystatement in overeenstemming gebracht met de nieuwe regels. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid.

Greywoods is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, opdrachtgevers, alsook bezoekers van haar website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de wet hieraan stelt.

Wanneer verzamelen wij je persoonsgegevens?
Wij verzamelen je gegevens vanaf het moment dat je jouw gegevens invult of achterlaat op onze website, je jezelf inschrijft per mail of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. We kunnen ook gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, waaronder zogenoemde jobsites, waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we jou benaderen met de vraag of je geïnteresseerd bent om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om jouw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder werving en selectie, bemiddeling, training, coaching, maatwerktrajecten, outplacement en/of re-integratie 2e spoor. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om:

1. je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten
2. jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk danwel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van referentiechecks en social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.
3. een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
4. onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
5. een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
6. ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
7. voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training en opleiding
8. subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
9. als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. De feitelijke verwerking vindt plaats in een Amazon Web Services (AWS) S3 omgeving in Europa voor Podio.

Je bent te allen tijde zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

• NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• (het door jou zelf aangeleverde) curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen, opleidingen, begeleidingstrajecten die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Op het moment dat je voor Greywoods kunt gaan werken/werkt/heb gewerkt:

• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening.

Greywoods legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens (kandidaten, flexwerkers, zzp-ers) delen?
Greywoods kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers en/of onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ‘Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?’.

Bewaartermijnen persoonsgegevens van kandidaten, flexwerkers, zzp-ers
De bewaartermijnen die wij hanteren zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, referenties e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor Greywoods hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven.

Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je het verzoek om je uit te laten schrijven telefonisch doorgeven. Je wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door Greywoods. Jouw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn jouw gegevens enkel beschikbaar voor Greywoods onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties
(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden) Greywoods verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden. We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties: namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Greywoods kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Greywoods hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland.

Bewaartermijnen persoonsgegevens van zakelijke relaties
Wij bewaren jouw gegevens zolang je klant van ons bent. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot jouw klantprofiel en documenten die wij naar aanleiding van jouw opdracht hebben vervaardigd.

Technische informatie en cookies
Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van je computer. Het IP-adres van jouw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website die je bezoekt, de pagina’s van de website die je bezocht en de informatie die je bekeek, informatie over het type apparaat dat je gebruikt voor jouw bezoek aan de site, de geo locatie waar je je bevindt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Greywoods maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kunt hier meer over lezen in onze Cookieverklaring.

Hoe lang we jouw verstrekte data via de website bewaren
Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren. Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

Waar we jouw data naartoe sturen
Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spam detectie service geleid worden.

Met wie delen wij jouw gegevens:

One.com
Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van One.com
One.com verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. One.com heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. One.com is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.
Bekijk het Privacy Statement van One.com

De WordPress Dokter
Greywoods heeft een onderhoudscontract voor haar website met De WordPress Dokter. De WordPress Dokter heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. De website wordt beveiligd tegen binnendringers door middel van de plugin Wordfence Security. Tevens is de website beveiligd meet een SSL certificaat zodat ingevoerde gegevens versleuteld worden verstuurd. Wekelijks wordt er een backup gemaakt met Snapshot pro, met Duplicator en UpdraftPlus. De WordPress Dokter is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.
Bekijk het Privacy Statement van De WordPress Dokter.

Factuurdesk
Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Factuurdesk. Wij delen jouw naam, adres en woon- en/of vestigingsplaatsgegevens en details met betrekking tot de afgenomen dienst(en) van Greywoods. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van facturen. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Factuurdesk is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Factuurdesk gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Bekijk het Privacy Statement van Factuurdesk.

Podio
Wij maken gebruik van het relatiebeheersysteem Podio. Dit is een systeem waarmee wij jouw gegevens als kandidaat, werknemer en/of opdrachtgever bijhouden. Hierin worden al jouw gegevens opgeslagen (denk aan naam, adres, geboortedatum, beschikbaarheid en overige gegevens die jij aan ons hebt verstrekt). Podio is een sterk beveiligd systeem en helpt ons bij de optimalisatie en uitvoering van onze dienstverlening. De feitelijke verwerking van de hierboven omschreven persoonlijke en zakelijke persoonsgegevens vindt plaats in een Amazon Web Services (AWS) S3 omgeving in Europa voor Podio. Podio is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Podio gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Bekijk het Privacy Statement van Podio.

Jouw rechten

Inzagerecht
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacy zaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot je de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht van bezwaar en overige rechten
Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Greywoods. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacy zaken

Beveiliging
Greywoods doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Greywoods met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Beveiligings- en datalek procedure
In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen, dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) zal Greywoods zich naar beste eer en geweten inspannen om jou daarover zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen achtenveertig uur, te infomeren. Greywoods beoordeelt dan of de toezichthoudende autoriteiten ook moeten worden geïnformeerd. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal jou worden gevraagd mee te werken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen.
Wij zullen de volgende gegevens proberen te achterhalen:
a. De datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden;
b. Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
c. De datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij een eventuele verwerker;
d. Welke gegevens zijn gelekt;
e. Of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
g. Wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken.
Greywoods spant zich in om het lek zo snel mogelijk te laten dichten en zal gepaste maatregelen nemen om toekomstige datalekken te voorkomen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Greywoods, dan kun je schriftelijk contact opnemen met Jessica Grauerholz. Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij dit direct te melden en daarom telefonisch contact met ons op te nemen.

Wijzigingen
Greywoods kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Greywoods. Deze versie is opgesteld in April 2018.

Contactgegevens Greywoods
Greywoods
Drakensteyn 14
1787 DW  JULIANADORP
Nederland

T +31 6 11928614 E info@greywoods.nl
 Contactpersoon voor privacy zaken: Jessica Grauerholz